CMA检验检测机构资质认定、CNAS实验室认可、计量认证咨询,全国代理,不成功,全额退,欢迎来电咨询:,南京邦道企业管理咨询有限公司
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1.目的
为确保客户及本公司的合法权益不受侵害,同时维护本公司的公正形象,防止泄密,本公司所有人员均有义务保守客户及本公司的技术和商业秘密。
2.范围
适用于本公司所有人员及质量活动。
3.职责
3.1实验室主任
3.1.1 落实保护机密信息和所有权的各项措施实施所需的资源和责任人,对违反本规定的行为进行处理或授权相关人员处理。
3.2质量负责人
3.2.1 组织相关人员开展违反本规定行为的调查,并根据实际情况提出违规处理意见;
3.2.2 对违反本规定的行为及时向实验室主任报告;
3.2.3 批准借阅保密资料。
3.3资料员
3.3.1 按照本程序做好文件和记录的保密管理。
3.4样品管理员
3.4.1 做好客户样品的交接工作,记录客户对样品及资料的保密要求。
3.5测试工程师
3.5.1 对检测的过程、记录、报告内容做好保密工作。
3.6监督员
3.6.1 负责保密工作的监督,如发现有泄密现象,应及时报告质量负责人。
3.6.2 负责对相应责任部门进行随时考核检查并作记录。
4.保护措施
4.1样品与资料的保密控制
4.1.1 业务员在接受客户委托时,要询问客户对样品以及技术资料的保密是否有特殊的要求,将特殊要求信息填写在委托单上,以便样品及资料在流转过程中接触到的所有相关人员知晓并按照其要求执行。
4.1.2 对于样品与资料的流转,只允许指定流转人员接触,其它人员未经允许不得擅自接触样品及浏览相关资料,因个人行为而导致的泄密情况将按照本程序内容进行处置。
4.1.3 样品管理员针对有特殊保密要求的样品在仓库存放时应给予充分的保密措施;资料员对客户所提供资料的存放不可较长时间的脱离其监控范围,以免为无关人员获得导致泄密,客户的任何资料未经客户同意,不得外借或无关人员查阅、复印。
4.2检测过程和检测结果保密的控制
4.2.1 在检测过程中,检测人员应对检测的内容及结果保密,拒绝回答无关人员及外部来访人员有关样品信息及可能涉及到客户资料的问题。
4.2.2 样品和资料在检测过程中应该由负责的检测人员实时控制,不得较长时间脱离负责人员的监控范围,以免为无关人员获得导致泄密。
4.2.3 当客户需要参观及进行与其工作有关的检测活动或验证所需检测物品的准备、包装和发送时,需要由质量负责人同意,由检测组主任或其指定人员陪同,在确保其它客户样品及资料信息安全的情况下进行,需谨慎对待客户提出的问题及要求,以免涉及到其它客户的样品及资料信息安全问题。
4.2.4 与检测有关的文件资料由资料员归档保存,未经允许不得泄露。
4.3记录的保密
4.3.1 检测过程中的原始数据应记在原始记录单上,在检测项目的流转过程中,相关人员不得将原始记录信息泄露给无关人员。
4.3.2 所有检测资料由管理组统一汇总并由资料员统一保管存档,无关人员未经允许不得查阅,如需查阅需经技术负责人批准。
4.4电子资料信息的保密控制
4.4.1 检测过程中所涉及到的电子资料信息在流转过程中,根据《计算机文件及数据控制程序》的要求,需由相关人员严格控制,未经允许不得擅自转发、打印及提供给无关人员浏览,在电脑中浏览的资料信息应实时受到相关人员的控制,相关人员在离开电脑前需对其电脑显示的信息进行关闭或者屏蔽处理,以免无关人员擅自浏览导致泄密。
4.4.2 以传真、电子邮件或其他电子手段传递的资料信息(包括检测记录、报告等)应明确收取人的信息,在确认收取对象确实为实际需要提供资料信息的收取人时,方可传输。
5.泄密的处置
5.1 监督员负责对程序执行情况进行监督,本公司任何人员发现他人有泄密行为,均有义务且有权报告给质量负责人,质量负责人组织调查,并根据实际情况提出处理意见,由实验室主任或其授权人员处理。
5.2 对泄密情况的调查及处理,质量负责人需根据《记录控制程序》做好相关的记录,交由资料员整理归档,必要时应报上级有关部门。
1.目的
为使管理体系文件受控,确保文件的现行有效和保密,特编制本程序。
2.范围
适用于本公司与管理体系所有文件的控制。
3.职责
3.1实验室主任
3.1.1 《质量手册》、《程序文件》等质量管理文件的批准及本公司外发文件的签发、上级来文的批阅。
3.2质量负责人
3.2.1 负责组织编制《质量手册》、《程序文件》和其他管理性文件;
3.2.2 负责《质量手册》、《程序文件》的审核;
3.2.3 负责审批质量记录;
3.2.4 负责维护《质量手册》、《程序文件》的有效性。
3.3技术负责人
3.3.1 负责组织编制、审核、批准各种技术作业指导文件;
3.3.2 负责第三层次文件和技术记录的批准;
3.3.3 负责主持各种技术作业指导文件的有效性维护工作。
3.4资料员
3.4.1负责管理体系文件的管理、发放及回收。
4.工作程序
4.1文件的分类
本公司的质量管理体系文件包括本公司内部编制的文件和外来文件。
4.1.1 公司内部编制的文件包括:
a) 第一层次:包含质量方针和质量目标的《质量手册》;
b) 第二层次:详细、明确描述管理体系运行中各项质量活动的《程序文件》;
c) 第三层次:支持性文件,包括管理性文件(如管理制度、管理规定等)和技术性文件(如检测规程、操作规程、技术标准、作业指导书等);
d) 第四层次:质量记录表格和技术记录表格。
4.1.2 外来文件:与检测有关的法律法规、规则制度、标准、形成文件的检测方法、图纸、软件、指导书、上级文件等。
4.1.3 文件的形式可以是纸张、电子媒体、硬件拷贝等。
4.2管理体系文件的编制、审批和发布
4.2.1本公司质量方针、目标由实验室主任亲自主持制定,经领导层确认通过后由实验室主任颁布。发布后的质量方针由质量负责人向全体员工宣贯,确保全体员工都能积极参与到质量活动中,将质量方针分解到本公司的每一个具体岗位上。
4.2.2第一层次和第二层次的文件由质量负责人主持编制和审核工作,实验室主任批准发布。质量记录表格由质量负责人主持编制并由质量负责人负责审核批准发布。
4.2.3第三层次文件和技术记录表格由技术负责人主持编制,并会同检测组主任审核后由技术负责人批准发布。
4.3文件的编号规则
详见附录1《管理体系文件分类、编号及标识规定》。
4.4管理体系文件的修订、维护
4.4.1 第一层次和第二层次的文件和质量记录表格由质量负责人根据实验室的要求主持修订和维护,以确保其有效性。
4.4.2 第三层次的文件和技术记录表格由技术负责人根据实验室的要求主持修订和维护,以确保其有效性。
4.5 管理体系文件的发放
4.5.1质量负责人批准管理体系文件的发放范围,资料员应建立所有文件、资料的目录及明细(详见《内部受控文件登记表》、《外来文件资料登记表》)。文件的收发、复制、归档均要根据本程序的规定进行编号,并由责任人签字。
4.5.2文件发放前,管理组根据确定的发放范围标明发放号和受控状态。受控状态分为“受控”和“非受控”两种,受控文件由管理组加盖“受控”章,任何受控文件均应确保其为有效版本。
4.5.3 第一、二、三层次的文件发放都需要拥有独立的发放编号,发放编号规则如下:
BY-XXXX-XX-XXX
流水号
发放月份
发放年份
实验室代号
4.5.4 资料员建立保存有效的文件发放清单(详见《文件发放回收登记表》),防止使用失效文件,确保下发的文件始终处于受控状态。
4.6 电子文件的管理
4.6.1 对其它电子媒体形式(如影像资料、软盘、光盘)的文件,资料员需进行分类管理,做好防磁、防潮、防划伤、防磕碰,以免损坏、丢失。
4.6.2 所有体系文件,其电子版均应由资料员对其进行备案,对于其内容的更改需由相关授权人员执行,然后由资料员对其备份文件进行更新,并以此作为最新有效版本。
4.6.3 电子版本的文件未经授权不得擅自打印,如有需求需向质量负责人申请,批准后由管理组打印并对其执行受控管理。
4.7 管理体系文件的更改和现行修订状态
4.7.1 文件更改前,提出更改申请的人员应说明更改的理由(详见《体系文件更改审批表》),提出书面依据及背景资料。
4.7.2 更改的审批交由该文件原审批部门或负责人组织进行,若因客观原因不能由原审批人审批时,可由相应职务的人员或指定人员进行审批,但必须具有相应的职责权限。
4.7.3 现行修订状态根据页眉或首页“版本号”和“修订次数”进行识别。
4.7.4 文件换版后,该文件的版本号应更新。本公司《质量手册》、程序文件、支持性文件和记录表格的版本号以英文字母A、B、C,……表示,A为第一版,B为第二版,依次类推。换版后发布年份也需要根据当前年份进行更新。
4.7.5 文件作了修改但未换版时,应标识修订状态。修订状态的序号以阿拉伯数字0、1、2,……表示,0为原版未修订,1为第一次修订,依次类推。
4.8 管理体系文件的作废处理
4.8.1对失效和作废的文件,由资料员按原发放的范围和场所及时收回并加盖“作废”标记,防止误用。
4.8.2 需作资料参考或出于法律和知识保存的,加盖“作废保留”标识章,以示区别,尤其在合订本标准中,有效文件应予以标明。
4.8.3 作废保留的管理体系文件均应规定其保存适当的期限,保存期限将根据文件的重要程度而定。
4.8.4 资料员应对作废的文件及时清理,集中管理。需要销毁的文件由资料员填写《文件销毁记录表》,报质量负责人批准后销毁。
4.9管理体系文件的保管和归档
4.9.1 管理体系文件由资料员负责安全储存,防潮、防火、防虫、防丢失,编号登记保管。
4.9.2 本公司人员借阅权限以外的文件时,需由质量负责人批准方可借阅,外部人员借阅文件时需由实验室主任批准,所有借阅文件均应办理借阅手续(详见《文件借阅登记表》)。
4.9.3 各部门文件的持有者,应妥善保管所持有的文件,不得丢失或损坏。如发生丢失或损坏等情况影响使用时,可填写《体系文件置换申请表》并向资料员提出申请置换或补发。
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